Quand se décident les dates de votre année prochaine

Vous connaissez votre calendrier. Les dates que vous tenez, celles qui sont posées, les semaines pleines et les semaines creuses de votre année.

Il en existe un autre, que vous ne voyez jamais : celui de la personne qui décide. Pas le calendrier des événements, le calendrier des décisions. Et les deux ne se superposent pas, parce qu'ils sont décalés de plusieurs mois.

C'est ce décalage qui explique une situation que beaucoup connaissent sans l'avoir nommée : appeler une entreprise au bon moment de l'année, et découvrir qu'elle a choisi son intervenant depuis longtemps.

La seule règle solide, et elle est citable

Sur la question du délai, il existe une formulation nette, écrite du point de vue de celui qui organise :

C'est un conseil adressé aux entreprises qui cherchent un conférencier, publié sur hervefranceschi.com. Lu depuis votre place, il dit autre chose : la conversation qui aboutit à votre intervention a lieu trois à six mois avant la date que vous tiendrez.

Une précision d'honnêteté avant d'aller plus loin. Ce qui suit applique cette règle aux grandes occasions d'entreprise, par soustraction : le mois de l'événement, moins trois à six. C'est défendable, ce n'est pas prouvé occasion par occasion. Les mois donnés sont donc des fourchettes, jamais des dates fermes.

Les quatre occasions, et leur calendrier de décision

Presque toutes les interventions en entreprise se rattachent à l'une de ces quatre occasions. Elles n'ont ni le même rythme, ni le même acheteur, ni la même attente.

Le séminaire de rentrée

Il se tient en septembre, parfois début octobre. Il se décide entre mars et juin.

Le budget est tenu par la direction des ressources humaines, souvent avec l'office management. Ce qu'ils cherchent, c'est un moment qui remet tout le monde dans le même bateau après l'été, avant que l'année s'emballe. Ils cherchent un nom qui rassemble, pas un spécialiste de leur métier.

C'est l'occasion la plus mal calibrée par ceux qui la visent : beaucoup de sollicitations arrivent en juillet et en août, pour un choix arrêté au printemps.

Le kick-off commercial de janvier

Il se tient en janvier. Il se décide entre juillet et octobre de l'année précédente.

Le budget est arbitré par la direction générale, parfois avec les ressources humaines. Ce qu'ils cherchent, c'est de quoi ouvrir une année chiffrée sans commencer par les chiffres. Votre intervention passe avant ou après les objectifs, jamais à leur place, et c'est une contrainte de format autant que de fond.

La convention annuelle

Elle se tient à une date variable selon l'entreprise. Elle se décide trois à six mois avant, quelle que soit cette date.

Le budget est tenu par la direction de la communication, souvent avec la direction générale. C'est le moment le plus produit de leur année, fréquemment avec une agence événementielle déjà mandatée. On y entre par le fil du thème retenu, pas par la notoriété seule : une convention a un sujet avant d'avoir un intervenant.

La journée de cohésion après une réorganisation ou une fusion

Elle se tient hors saison, quand l'événement l'impose. Elle se décide dans la fenêtre la plus courte des quatre, et cette dernière estimation est la moins établie de tout ce document.

Le budget est tenu par les ressources humaines. Ce qu'ils cherchent est différent des trois autres : quelqu'un d'extérieur, capable de nommer ce que personne ne veut nommer en interne. Ici le sujet compte plus que la notoriété, et c'est la seule occasion où une intervention peut se décider en quelques semaines.

Où vous en êtes, selon le mois où vous lisez ceci

Deux des quatre occasions ont un calendrier fixe, donc une fenêtre repérable.

Si nous sommes en	Ce qui se décide en ce moment	Ce qui est déjà passé
Janvier, février	Rien de fixe. Les conventions et les journées de cohésion restent ouvertes	Les kick-off de janvier se sont décidés à l'automne
Mars à juin	Les séminaires de rentrée de septembre
Juillet à octobre	Les kick-off commerciaux de janvier	Les séminaires de rentrée, fenêtre fermée en juin
Novembre, décembre	Rien de fixe	Les deux fenêtres à date fixe sont fermées

Les conventions annuelles et les journées de cohésion ne figurent jamais dans la colonne du milieu, non parce qu'elles ne se décident pas, mais parce que leur date de tenue varie. Pour celles-là, la règle des trois à six mois reste le seul repère, appliqué à la date que vous connaissez.

Ce que ce calendrier ne fait pas

Il ne dit pas si une entreprise donnée a déjà choisi son intervenant, ni ce qu'elle paye, ni si votre sujet lui convient.

Il dit à quel moment la question se pose chez elle. C'est la seule chose qu'un calendrier peut faire, et c'est aussi celle qui manque le plus souvent : la plupart des approches ne sont pas mauvaises, elles sont simplement à contretemps.

Si vous voulez durcir tout ceci sur votre propre marché, deux vérifications peu coûteuses. Reprenez vos dernières interventions signées et retrouvez le mois de la première conversation, pas celui de la date tenue. Puis demandez à deux ou trois personnes qui vous ont programmé à quel moment elles ont bouclé leur choix. Vous obtiendrez, en une heure, un calendrier plus juste que celui-ci, parce qu'il sera le vôtre.